Ngày 12/4/2023 Sở Nội vụ phối hợp với Sở Thông tin và Truyền Thông, Ban Dân tộc tỉnh tổ chức hội nghị tập huấn lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT iOffice 4.0. Dự Hội nghị có 50 đại biểu là lãnh đạo các Phòng, Trung tâm, công chức, viên chức của 2 cơ quan Sở Thông tin và Truyền thông và Ban Dân tộc tỉnh.

    Tại Hội nghị các đại biểu đã được phổ biến các nội dung về khái niệm, vị trí, tác dụng của lập hồ sơ, yêu cầu của việc lập hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan. Phổ biến các nội dung cơ bản của Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ về Quy định thời hạn bảo quản tài liệu; một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh và các ngành liên quan về việc lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống văn bản và điều hành.

Toàn cảnh Hội nghị tập huấn

    Phát biểu chỉ đạo tại Hội nghị tập huấn đồng chí Hoàng Ngọc Sơn – Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông yêu cầu các lãnh đạo các Phòng, Trung tâm, công chức, viên chức tham gia nghiêm túc, đồng thời thực hiện việc phân luồng văn bản xử lý và lập hồ sơ ngay sau khi kết thúc luồng văn bản (khi lập hồ sơ công việc bám sát Bảng thời hạn bảo quản tài liệu) và nộp vào lưu trữ cơ quan vào cuối mỗi năm; các cá nhân hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc để sót hồ sơ công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

Đ/c Hoàng Ngọc Sơn - Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông phát biểu chỉ đạo tại Hội nghị

    Sau khi được hướng dẫn các học viên tiếp tục trao đổi, thảo luận, thực hành. Qua tập huấn nhằm giúp cho việc tra cứu, khai thác hồ sơ công việc phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của cơ quan, đơn vị.

Hoạt động trao đổi, thảo luận và thực hành tại Hội nghị tập huấn

    Việc tạo lập và sắp xếp hồ sơ điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành được thực hiện tốt sẽ tạo thuận lợi trong quá trình xử lý công việc như: tìm kiếm thông tin hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí cho quá trình quản lý hồ sơ, giảm thiểu sự cố mất mát hoặc hư hỏng tài liệu do việc lưu trữ sai hoặc mất mát, tăng tính bảo mật cho các tài liệu quan trọng.